Az időbeni ütemezést szemlélteti az alábbi folyamatábra, ezen mérföldkövek mutatják az utat, melyet az intézmények az akkreditációs folyamat során bejárnak.
A kiindulási szakasz a HR Excellence in Research Díj megpályázásával kezdődik. Ez magában foglalja az elköteleződési nyilatkozat leadását, melyet követően 1 év áll az intézmények rendelkezésére, hogy elkészítsék az önreflexiót tartalmazó gap analízist valamint OTM-R ellenőrző listát, és megfogalmazzák az erre épülő akciótervet. Amennyiben az intézmény minden szükséges dokumentumot benyújtott és az értékelők rendben találják az anyagokat, az Európai Bizottság odaítéli az HR Excellence in Research Díjat.
Ezt követi a második szakasz, mely 5 éves időtávon a megvalósítást tűzi ki célul. Ebben a fázisban kerül sor az akciótervek végrehajtására, melyet a díj odaítélése után 2 évvel az időközi értékelés követ, ahol megszületik az akcióterv felülvizsgált, továbbfejlesztett verziója. Ennek implementációja zajlik a következő 3 évben, melyet egy személyes értékelés zár. Amennyiben az értékelők úgy látják, hogy a folyamatok eredményesek, megújítják az HR Excellence in Research Díjat.
Innentől kezdve 3 éves ciklusokban zajlik az eredmények értékelése és az akcióterv felülvizsgálata. A ciklusokat tekintve minden második értékelés történik személyesen, a köztes értékelések online zajlanak.